- Doel: formuleer voordat je begint met organiseren duidelijk de doelstelling van je bijeenkomst. Zorg dat het doel helder en eenduidig is. Denk bij elke keuze na hoe dit het bereiken van je doelstelling bevordert.
- Inhoud: Vraag bij jezelf bij elk onderdeel van de bijeenkomst af, hoe het bijdraagt aan de doelstelling onder punt 1. Motiverende bijeenkomsten waarbij iedereen in slaap valt of informatieve bijeenkomsten met een overdaad aan informatie, die werken niet. Toch komen we die nog wekelijks tegen.
- Middel: is een bijeenkomst de enige en meest effectieve mogelijkheid om het geformuleerde doel te bereiken? Wellicht dat een nieuwsbrief of persbericht net zo efficiënt is.
- Focus: Probeer niet, omdat je gasten er toch zijn, nog even snel een subdoel in te passen. Hou je aan je belofte. Als je zegt dat het feestelijk wordt, zorg daar dan voor. Als je zegt dat het kort en inhoudelijk wordt … je begrijpt het al.
- Eerlijkheid: laat de gasten duidelijk weten wat ze kunnen verwachten, zorg dat je zelf aan die verwachting voldoet. Beter nog, overtref die verwachting. Wanneer iedereen ellenlange PowerPoints verwacht en er is ineens een korte flitsende presentatie, dan is iedereen gelukkiger.
- Expertise: schakel bij twijfel experts in. Tijdens de voorbereidende fase om over de inhoud en vorm mee te denken, of in de uitvoerende fase, om ervoor te zorgen dat de bijeenkomst zelf vlotjes verloopt; natuurlijk kan de directeur een motiverend verhaal houden, toch is een inspirerende buitenstaander mogelijk net iets verrassender en pakkender is.
- Bespaar Geld: Doe geen overbodige dingen, hou het lean en simpel. Als je bijvoorbeeld een act inzet om een boodschap op een luchtige manier over te brengen, overweeg deze act dan ook als dagvoorzitter of discussieleider. Dit zorgt voor meer samenhang in het programma en bespaart bovendien kosten. Boek ook geen zaken dubbel. Veel acts komen met hun eigen techniek. Vaak kunnen deze bedrijven voor een klein bedrag extra (bij ons €250,-) de zaalversterking regelen.
- Bespaar tijd en bomen: Als je PowerPoint inzet, doe dat ondersteunend. Niemand onthoudt wat je aan kengetallen, targets of stroomschema’s laat zien. Je zaal is vaak minder geïnteresseerd dan de spreker of organisator denkt. Accepteer dat en maak hier gebruik van door ze te verrassen en ze een bijeenkomst te laten meemaken die op alle fronten aanspreekt. Bespaar ook gelijk op het milieu door geen hand-outs mee te geven. Een betere optie is de inhoud op je website te plaatsen.
- Geniet: bedenk dat een bijeenkomst een unieke mogelijkheid is om echt contact te hebben met je personeel, klanten, relaties of wie dan ook. Zorg ervoor dat zij iets beleven dat ze niet verwacht hadden, durf het anders te doen dan de norm en geniet met volle teugen van de interactie tussen mensen.
dinsdag 21 december 2010 20:25
Tips voor een bijeenkomst
Erik Kuperus
De ene bijeenkomst is natuurlijk de andere niet, maar er zijn vuistregels die in elke situatie gelden. Vanuit onze brede ervaring onze tips voor een succesvolle zakelijke bijeenkomst:
Reageer
Make sure you enter the (*) required information where indicated.
Basic HTML code is allowed.