Toch zie ik nog steeds heel veel bijeenkomsten waar het zenden centraal staat. En dat terwijl het betrekken van deelnemers tijdens een bijeenkomst zo ontzettend veel oplevert. Als een paar honderd deelnemers afkomen op een bijeenkomst over de kwaliteit van vijverfolie, dan mag je er van uitgaan dat de gemiddelde kennis in de zaal over vijverfolie redelijk hoog is. Gebruik die kennis om sprekers aan te scherpen en de output van de bijeenkomst te verhogen!
Er zijn talloze manieren om deze kennis of ervaring te mobiliseren. Bekendste is misschien wel het stemkastje of de groene en rode kaartjes, maar er zijn er nog veel meer! Afhankelijk van het doel van de bijeenkomst is het belangrijk om de juiste vorm te kiezen.
Besteed daarom bij de voorbereiding van een bijeenkomst veel tijd aan;
- Waarom organiseren we deze bijeenkomst?
- Wie willen we straks in de zaal hebben?
- Wat weten deze mensen al?
- Wat willen ze weten? (oftewel waar komen ze voor en komt dat overeen met wat wij willen vertellen?)
- Hoe stemmen we zender (spreker of deelnemer) en ontvanger (deelnemer of spreker) goed op elkaar af? (interactief, passief, plenair, parallel?)
Als deze vragen zijn beantwoord is het maken van een goede uitnodiging voor deelnemers en sprekers en ook het vormgeven van het programma voor een succesvolle bijeenkomst, een stuk eenvoudiger!
