Net een voorbespreking voor een congres achter de rug. Het gesprek verloopt goed. Over en weer worden ideeën uitgewisseld om het programma te vervolmaken. Dat geeft een betrokken en gekwalificeerde dagvoorzitter trouwens absoluut meerwaarde. Meepraten en meedenken over de inhoud en vooral de vorm van de bijeenkomst. Altijd heel zinvol en heerlijk om je creativiteit en jarenlange ervaring te kunnen inzetten om een event aan kwaliteit te laten winnen.

En dan aan het eind van zo’n prettig verlopen gesprek volgt niet zelden nog één prangende vraag: wat gebeurt er eigenlijk als jij ziek bent en het dagvoorzitterschap niet kunt vervullen???

Organisatoren van congressen varen graag op zeker. En terecht. Er gaat immers veel energie (en geld) zitten in de voorbereidingen. Als een keynote spreker afzegt is dat al buitengewoon vervelend. Als de dagvoorzitter afbelt wegens fysiek ongemak kan dat voor grote paniek zorgen. Alleen, zekerheden bestaan niet in het leven. Ieder mens kan uitvallen.

Hoe stel je de opdrachtgever dan toch gerust??? Het is duidelijk een punt van zorg voor hem of haar…

Natuurlijk kun je beweren dat de ZZP-er, want dat zijn de meeste dagvoorzitters, zich zelden of nooit te elfder ure afmeldt. Zelfs met een fikse verkoudheid of een lelijke kater klimt hij of zij nog het podium op om een debat in goede banen te leiden. Maar of dat gegeven het beste medicijn tegen de mogelijk opkomende hoofdpijn van de opdrachtgever?

Dan maar een ander wapen in de strijd gooien. Ben lid van GoedeDagVoorzitters.nl, een bonte verzameling professionals die elkaar zeker ondersteunen in tijden van nood. Hoewel de meesten natuurlijk een prettig gevulde agenda hebben is er altijd wel een collega-dagvoorzitter die kan inspringen. In het verleden is dat wel eens gebeurd. En tot volle tevredenheid van de organisatoren.

Kijk, zo kun je opdrachtgevers toch een heel eind tegemoet komen in hun zorg om eventuele uitval van de dagvoorzitter. Professionele begeleiding van een congres of seminar komt er altijd. Met hulp en inzet van collega’s. Het event mag en zal er niet onder lijden. Die gedachte voorkomt slapeloze nachten en is dus een hele geruststelling.

Job Boot