Als je publiek in slaap sukkelt, onrustig op zijn stoel heen en weer schuift of overmatig met zijn smartphone begint te spelen doe je iets niet goed. Tijd en ritmewisseling zijn allesbepalende factoren voor een geslaagde bijeenkomst. Tijd is heilig; bijna altijd. Dat wil zeggen op tijd beginnen en op tijd afronden. Op twee staat: zorgen voor voldoende afwisseling.
Vaak bepaalt het aantal niet afgehaalde naambadges of een bijeenkomst op tijd gaat beginnen. Ook die ochtend rijden treinen met vertraging of het is hommeles op de weg. Gedacht wordt, laten we maar een kwartiertje later beginnen, kan geen kwaad. Een halfvolle zaal is ook geen gezicht. Of sterker nog: de spreker die de dag zou openen is er nog niet. Wat te doen? Toch gewoon op tijd beginnen en geen beloning geven voor te laat komen. Laat de dagvoorzitter alvast het gesprek aangaan met de mensen in de zaal. Waar bent u voor gekomen en wat maakt het thema van vandaag voor u interessant? Ondertussen verstrijkt een kwartiertje, vult de zaal zich al aardig en is spreker nr. 1 gesignaleerd.
Tijd is tijd, ook als het om de duur van presentaties of spreekbeurten gaat. Ja, dit geldt evenzeer voor bestuurders of hoogwaardigheidsbekleders. Het publiek heeft er gewoonweg recht op. Wat goed werkt is management van verwachting. Dus vooraf duidelijk afspreken hoeveel spreektijd beschikbaar is. Op de dag zelf bevestigt de dagvoorzitter de gemaakte afspraak met de spreker. “Klopt het dat uw inleiding maximaal 15 minuten duurt?” Bij bevestigend antwoord voeg je er nog aan toe: “Is het goed als ik u 2 minuten voor tijd een teken geef?” Dan sta je in je recht op het moment dat je noodgedwongen een verhaal moet afkappen dat uitloopt. Want dat is wel je taak als dagvoorzitter. Alleen, als de zaal in vervoering is en duidelijk méér wil, is dat anders. De dagvoorzitter moet dan aanvoelen en flexibel zijn. Meestal vindt de zaal het prima dat een spreker afrondt…
Zorg voor afwisseling in je programma. Geen reeks van sprekers achter elkaar met ieder een (lang) verhaal aan de hand van -tig sheets in PowerPoint. Hét recept om je gasten direct in te laten dutten. Hetzelfde geldt voor films als start van een bijeenkomst. Bewegend beeld voorzien van een sonore voice over en een lekkere beat gaat onvermijdelijk dufheid en passiviteit creëren. Doe dat liever als mensen lekker bezig zijn geweest en even rust nodig hebben.
