"Wilt u afronden?', vraag ik, als zijn verhaal even stilvalt. Het was nog geen sinecure om er een speld tussen te krijgen. De spreker kijkt me met grote ogen aan. Ik lees: 'Nu al?' En wel het liefst in twee minuten, denk ik, terwijl ik weet dat dat er minstens vijf gaan worden, gezien de stapel spreadsheet die hij nog in petto had voor de toehoorders. Hij doet zijn best, maar echt goed wordt zijn verhaal niet meer. De conclusies moeten worden afgeraffeld, terwijl dat nou juist het aardigste gedeelte is. Een geval van heel jammer. Als dagvoorzitter voel ik me er altijd ongelukkig bij om een spreker af te kappen. Maar veel keuze heb ik niet, want als ik deze spreker de ruimte geef, voelen andere sprekers zich ook uitgenodigd het ook niet zo nauw met de spreektijd te nemen. Met alle gevolgen voor de uitloop van het programma van dien. En dat is het laatste waar de organisatie zin in heeft natuurlijk.
Een paar weetjes: na zeven minuten daalt de spanningsboog, na 12 minuten luistert er echt geen hond meer naar je. Een goed verhaal moet in tien minuten gebracht kunnen worden. Te beginnen met de conclusies, die je vervolgens uitwerkt. Maar dat beseffen helaas te weinig sprekers. Dus dan komt het vaak aan op jouw potje mensenkennis en ervaring als dagvoorzitter. Twee voorbeelden: buitenlandse gastsprekers kunnen het zich niet voorstellen dat ze voor een praatje van een kwartier helemaal naar Nederland zijn gehaald. Mijn alarmbellen gaan altijd af als ik dat niet terugzie op het programma. Geef zo iemand de ruimte of nodig hem niet uit, is mijn boodschap aan de organisatie. Iets anders zit er niet op. En houd er rekening mee dat er soorten zijn die de neiging hebben tot uitweiding, zoals wetenschappers. Proefondervindelijk bewezen!
Bij de voorbereiding probeer ik sowieso altijd te achterhalen of iemand de spreker ooit heeft gehoord, zodat ik weet wat voor vlees ik in de kuip heb. Ik neem vooraf contact op met de sprekers (of laat dat nog eens door de organisatie doen) om de spelregels zwart op wit vast te leggen: spreektijd en eventuele tijd voor interactie met zaal. Ik wil tevoren zien met hoeveel sheets iemand zijn presentatie gaat vergezellen. Dat zegt doorgaans wat over de reële inschatting die een inleider heeft over zijn spreektijd. En als het aantal sheets met het ergste doet vermoeden, zoek ik contact om mijn onderbuikgevoelens te toetsen en eventueel in de grijpen. Op de dag zelf vraag ik de sprekers voorafgaand aan de bijeenkomst hoe ze het liefst afgebroken willen worden, mocht het nodig zijn. Daarmee maken we een soort contract. Het voorkomt ongemakkelijke taferelen. Als iemand zich dan onverhoopt toch niets van me aantrekt, sta ik rustig op en ga ik naast hem staan op het podium. Dat werkt altijd.
Ik mocht laatst een onderwijscongres voorzitten met een ambitieus programma. Aan de sprekerslijst zag ik dat het qua tijdschema een mission impossible zou kunnen worden. Ik verzon een list: ik downloadde een app met een timer op mijn I-pad. Die zette ik in het zicht van de inleider die zo zijn minuten zag aftellen. Aan het einde klonk een meedogenloos signaal. Geen enkele keer hoefde ik de vraag te stellen: 'Wilt u afronden?' Nog even en we worden als dagvoorzitter totaal overbodig :-).
Astrid Feiter, www.mevrouwdevoorzitter.nl
